İnternet üzerinden gönderilen dijital mektup olarak tanımlanan ve günlük hayatta e-posta ya da e-mail olarak karşımıza çıkan iletişim türünde iki farklı e-posta kullanıcısı karşılıklı; mesaj, video, bağlantı, fotoğraf gibi paylaşımlar yapabilmektedir. Bunula birlikte e-posta; ücretsiz olması, saniyeler içerisinde karşı tarafa aktarılabilmesi, kağıt maliyetinden kurtarması, depolamanın kolay olması gibi pek çok avantaj sunar.
Kullanıcı adı veya alan adı + @ işareti + e-posta sunucusunun adı + nokta (.) + site uzantısı (.org, .net, .com vb.) ifadelerinin birleşiminden oluşan özgün ve benzersiz yapı ‘e-posta adresi’ olarak adlandırılır. Halihazırda bir e-posta kullanıcıysanız veya iletişim olarak hayatınızda artık e-postaya daha fazla yer verecekseniz bu içeriğimizde verimli e-posta yönetimi için 7 ipucunu sizlerle paylaşacağız.
Spam Dosyaları Engelleyin
Birçok e-posta kullanıcısı spam dosyaları engellemek yerine belirli aralıklarla silerek temizlemeyi tercih etmektedir. Hem zaman kazanmak hem de ileti kutularınızı daha temiz tutmak için spam iletileri engellemeniz daha fazla yerinizin olmasını sağlayacaktır.
Gelen kutunuzda spam olarak algıladığınız bir ileti görürseniz bu içeriği spam klasörüne taşıyın. Benzer şekilde istemediğiniz bir kullanıcıdan mail alıyorsanız bunu da spam klasörüne taşıyın. Bu sayede bundan sonra mail hesabınızda spam olarak belirlediğiniz içerikler gelen kutunuzda gözükmeden direkt olarak spam klasörüne gider ve siz bir daha teker teker silme işlemiyle uğraşmak zorunda kalmazsınız.
Eğer bazı pazarlamacılardan veya kullanıcılardan ciddi anlamda mail almak istemiyorsanız da bu hesapları engelleyebilirsiniz.
Yazılım Kullanarak İşlerinizi Kolaylaştırın
Birçok alanda programlar olduğu gibi e-posta yönetimi için de çeşitli programlardan gerektiğinde yardım alabilirsiniz. Bu programlar arasında en yaygın olanları sizlere açıklayalım.
Unroll.me
Kullanıcı dostu ve ücretsiz bir yazılım olan unroll.me ile kolayca e-postalarınızı düzenleyebilirsiniz. Bunun için tek yapmanız gereken programa e-posta adresinizi verip size sunulan dokümanları incelemek. Burada üye olduğunuz abonelikleri de görüntüleyerek fazlalıklarınızdan kurtulabilirsiniz.
Clean Email
Mail hesabınızdaki şişirilmiş içerikler ve gereksiz dosyalardan tek bir tıkla kurtulmak için kullanabileceğiniz Clean Email maillerinizi etiketleme, kalıcı depolama, arşivleme, gruplandırma gibi özellikleri sayesinde tüm e-posta hesabınızı daha kolay yönetebilmenizi sağlayan bir programdır.
Mail Strom
Çok sık e-posta kullanan biriyseniz Mail Strom ile gereksiz maillerinizi çok hızlı ve kolay bir biçimde silebilirsiniz. Ayrıca Mail Strom size birkaç tıkla satış listelerinden çıkma olanağı da tanır.
Triage
Mesajlarınızı yönetme konusunda size yardımcı olabilecek programlardan biri olan Triage dakikalar içerisinde uzun yıllardır hesabınızda duran maillerden bile kurtulmanızı sağlayabilir. Ancak ne yazık ki bu program yalnızca iOS işletim sistemi olan cihazlarda kullanılabilmektedir.
Cleanfox
Gereksiz maillerden kurtulmanızı ve gelen kutunuzu yeniden düzenlemenizi sağlayacak programlardan biri olan Cleanfox pazarlama maillerini daha az almanıza olanak tanır. Bu da gereksiz mailler alma konusunda daha temiz bir gelen kutusu sağlayarak zamanınızı kurtaracaktır.
Maillerinize Zaman Ayırın
Günün belirli bir saatini belirleyerek her gün o saat aralığında kısa da olsa maillerinizi kontrol etmelisiniz. Bu sayede size gelen maillere daha hızlı dönebilirsiniz ve haberdar olmanız gereken konuları kaçırmamış olursunuz. Telefonunuzda maillerinize gelen mesajlar için bildirim alma ayarını açık statüye getirerek gelen iletilerden daha fazla haberdar olabilirsiniz. Ancak yine de bizzat kendinizin hesabına girmesi Gereksiz veya Spam klasörüne düşen ama sizin için önemli olan iletileri kaçırmanıza yol açabilir.
Eğer sizin için önemli olduğunu ve daha sonra gelen kutunuzda görünmesini istediğiniz bir ileti ile karşılaşırsanız bunun önemli olduğunu mutlaka işaretlemelisiniz. Bundan sonra belirttiğiniz adresten gelen tüm mesajlar gelen kutunuzda görünür ve tarafınıza akıllı cihazınızdan bildiri gelir.
Önemli E-postalara Etiket Yapın
Önemli olduğunu düşündüğünüz e-postalarınıza akılda kalıcı etiketler yapmalısınız. Bu sayede ileride lazım olacak bir iletiyi etiket ile arayarak çok daha kolay ve hızlı şekilde bulabilirsiniz.
Gelen Kutunuzu Düzenlemek İçin Klasörler Hazırlayın
Gelen kutunuza gönderilmiş iletileri daha düzenli hale getirmek için klasörlere bölebileceğinizi ve gruplandırabileceğinizi biliyor muydunuz? Örnek olarak iş içerilerine ayrı bir klasör açarak daha kolay erişilebilir ve derli toplu olmalarını sağlayabilirsiniz.
Uzun Süredir Kullanmadığınız İletileri Silin
Örnek olarak e-posta hesabınızda 10 yıl öncesine kadar dahi geriye gidiliyor olabilir. Böyle bir durumda herhangi bir yazılımla uğraşmadan yalnızca belirli yıla ait dosyaları filtreleyerek ‘Tümünü seç’ ve ‘Sil’ komutunu verebilirsiniz.
E-Postanızı Özelleştirin
Kendi istediğiniz e-posta düzenini oluşturmak tamamen sizin elinizde! Kullanmadığınız, eski kalmış tüm içerikleri temizleyin. Engellemek istediklerinizi belirleyip engelleyin ve gereksiz tüm hem geçmiş hem gelecek iletilerden kurtulun. Etiketler, gruplandırmalar ve klasörler ile kendi düzeninizi kurun. Yeterli zamanı ayırdığınızda e-posta trafiğinizin düzenli hali sizi daha organize hale getirecektir.
