Bir internet sitesinin URL’sinde görüntülediğimiz kısma ‘Alan Adı’ ismi verilmektedir. Her site için özgün ve benzersiz hazırlanan alan adları internet kullanıcılarının siteye erişimini kısa ve kolay hale getirmektedir. Bununla birlikte alan adlarının sonunda farklı uzantılar bulunabilir. Bu uzantılar web sitelerde karşımıza çıkan ‘.net, .com, .org’ şeklindeki ifadelerdir. Farklı dillerde çok sayıda alan adı uzantıları bulunur. Sitedeki alan adının kaydı bir merkez tarafından tutulmakla birlikte genellikle yıllık şekilde ücretlendirmesi yapılmaktadır.
E-posta adresi ise internet kullanıcılarının birbirlerine dijital ortamdan mesaj alıp göndermesini sağlayan tıpkı alan adları gibi özgün ve benzersiz adreslerdir. Bu adresler bir kullanıcı ismi ve bir alan adının birleştirilmesi ile oluşturulmakta olup ‘@hotmail.com, @gmail.com ve @outlook.com’ gibi uzantılarla sonlanırlar. Genel olarak e-postalar internet kullanıcıları tarafından ücretsiz şekilde alınıp bir daha silinmemektedir. Ancak e-posta adreslerini ücretli sağlayan özel hizmetlere erişmek de mümkündür.
Klasik e-posta adresleri genellikle normal internet kullanıcıları tarafından tercih edilirler. Kurumsal firmalar ise alan adı uzantılı e-posta adresi alarak tüm dijital ortam yazışmaları ve haberleşmelerinde resmi bir ambiyans elde ederler.
Kurumsal E-Posta Oluşturma Adımları
Kurumsal bir e-posta veya başka bir deyişle alan adı uzantılı e-posta adresi oluşturmak için şu adımları ilerletebilirsiniz;
- İşletmenizin ya da marka isminizin yer aldığı, işinizle birebir uyumlu bir alan adı belirleyin.
- Belirlediğiniz alan adının sizden önce başka bir firma tarafından alınıp alınmadığını bu aşamada mutlaka kontrol etmelisiniz. Alan adı kayıt merkezlerinden herhangi birini kullanarak kontrolünüzü kolayca gerçekleştirebilirsiniz. Alan adı daha önce alınmamışsa ve boşta görünüyorsa kurumsal bir alan adı sağlayıcısına gerekli yıllık ödemeyi yaparak ismin resmi sahibi olabilirsiniz. Eğer isim dolu görünüyorsa yeni bir alan adı belirlemek ve bunu kontrol etmek durumundasınız.
- Eğer daha önceden alınmış bir alan adınız varsa da bu aşamaları atlayabilirsiniz.
- Ardından kurumsal bir e-posta sağlayıcısı seçmeniz gerekir. Örnek olarak; Microsoft Office 365 Mail ya da Google Workspace ile çalışabilirsiniz.
- Bu aşamada alan adınızı e-posta ile ilişkilendirmek için gerekli ayar ve düzenlemeleri, çalıştığınız e-posta sağlayıcısına uygun şekilde, yapmanız gerekir.
- Ayarları yaptıktan sonra kurumsal e-posta hesabınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz. Çalışanlarınız için dilediğiniz gibi yeni e-posta adresleri alabilirsiniz.
- Tüm yapılandırma işlemleri bittikten sonra daha verimli ve profesyonel işler yapmanızı sağlayacak kurumsal e-posta adresinizi işletmenizde dilediğiniz gibi kullanmaya başlayabilirsiniz.
Domain (Alan Adı) Uzantılı Kurumsal E-posta Almak Neden Önemlidir?
Bir firma veya organizasyonun hem kendi içinde hem de dışarıya karşı daha ciddi, profesyonel ve kurumsal görünmesi ve karşı tarafa güven vermesi için önemli unsurlardan biri de kullanacağı iletişim araçlarıdır.
Faks, telefon numarası, e-posta ve web site tasarımı gibi tüm dijital firma araçlarının kurumsal olması güven ve profesyonellik açısından oldukça önemlidir. Örnek olarak birbirini tekrar eden rakamlardan oluşan akılda kalıcı bir telefon numarası almak, hem web sitede hem e-postada aynı alan adlarını kullanmak, iyi organize edilmiş bir web sitesi gibi unsurlar firmanın veya organizasyonun kurumsal kimliğinin olmazsa olmaz parçalarından bazılarıdır.
Alan Adı Uzantılı E-posta Kullanmanın Avantajları
Kurumsal iş dünyasında siz de yer edinmek istiyorsanız dikkat etmeniz gereken unsurlardan biri de alan adı (domain) uzantılı e-posta kullanmanızdır. Bu durumun sizin için sağlayacağı avantajlardan bazılarını şu şekilde sıralayabiliriz;
- Karşı tarafa daha yüksek güven sağlamış olursunuz. E-postanızı alan kişi size karşı ciddiyetle bakar ve iletinizi okuma ihtimali artar.
- Bir firma ya da organizasyon içerisinde e-posta adreslerinin birbirine karışması, kimin mailinin kime ait olduğunu akılda tutmaya çalışmak gibi problemler ortadan kalkmış olur. Firmada görevli tüm personele kendi ismini içeren domain uzantılı şirket mailleri oluşturulup verilebilir.
- Daha profesyonel ve detaylı filtreleme yaparak mail içeriklerini sınıflandırma, etiketleme gibi işlemler sayesinde haberleşme daha verimli ve üst düzey bir hal alır.
- Kurumsal firmalarda mail hizmetleri için yedekleme ve geri yükleme gibi özellikler sunularak içerik kaybının önüne geçilir.
- Çalışanlar çok daha hızlı ve etkili iletişim kurarlar.
- Ticari faaliyetler için hem tedarikçi hem de müşteri ilişkileri daha verimli hale gelecektir.
- Müşterilerle iletişim kurulurken daha resmi, güvenilir ve profesyonel bir ortam oluşturulur.
- Büyük firmalar için marka bilinirliğini arttırma ve e-posta reklamcılığı gibi konularda çeşitli avantajlar sunar.
